Data Governance ในการตลาด(พาร์ท2): กรอบธรรมาภิบาลข้อมูล

สวัสดีค่ะ บทความนี้เป็นพาร์ทที่ 2 ของ Data Governance the series ซึ่งหลังจากที่นิกพาเพื่อนๆ ไปทำความเข้าใจว่า นอกจากองค์กรภาครัฐแล้ว เรื่องของธรรมาภิบาลข้อมูล มีความสำคัญกับนักการตลาดอย่างไรบ้างในบทความแรก บทความนี้นิกจะมาแนะนำให้เพื่อนๆ รู้จักกับคำว่ากรอบธรรมาภิบาลข้อมูลว่าการจัดทำต้องมีองค์ประกอบอะไรบ้าง เพื่อเป็นประโยชน์ในการนำมาประยุกต์ใช้กับบริษัท หรือภาคธุรกิจของเรากันค่ะ 😃😎

โดยกรอบธรรมาภิบาลข้อมูล หรือ Data Governance Framework เป็นแนวทางในการที่จะทำให้หน่วยงานของเรามีการกำกับและดูแลข้อมูลได้อย่างถูกต้อง และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า จัดทำกลยุทธ์ทางการตลาดได้ในอนาคต

โครงสร้างของ Data Governance Framework

Framework ของ Data Governance จะมีส่วนช่วยในการกำกับดูแลข้อมูลให้มีความถูกต้อง มีความสมบูรณ์ครบถ้วน เป็นปัจจุบัน และเป็นไปตามมาตรฐาน ซึ่งขั้นตอนในการกำกับดูแลข้อมูลในกรอบธรรมาภิบาลข้อมูล เริ่มจากการตั้งคณะกรรมการขึ้นมาหนึ่งชุดที่เป็น Data Team โดยหน้าที่ของ Data Team เบื้องต้นจะเริ่มที่การกำหนดบทบาทของผู้ใช้งานข้อมูล หรือส่วนที่เกี่ยวข้องต่างๆ ที่จะนำข้อมูลมาใช้ (ซึ่งในหลายค่ายจะเรียกว่าเป็น stakeholder หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย) เข้ามาก่อน ซึ่งคนกลุ่มนี้จะช่วยเข้ามาระบุว่า โจทย์ หรือเป้าหมายที่ต้องการจากการจัดเก็บหรือการนำข้อมูลมาใช้งานมีอะไรบ้าง ในทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้อง เช่นส่วนของบัญชี ส่วนของการทำ customer service หรือส่วนของการทำแคมเปญจ์ เป็นต้น

ขั้นตอนของการกำกับดูแลข้อมูลและกรอบธรรมาภิบาลข้อมูล

#1 ทำการกำกับนโยบายและกำหนดบทบาท (Organization & Stewardship)

หลังจากที่ Data Team ทำการกำหนดบทบาทของ stakeholder แล้วก็จะมีคณะกรรมการอีกชุดหนึ่งเข้ามารองรับ ที่เราเรียกว่า Data Steward ซึ่งหากเป็นองค์กรธุรกิจ หรือบริษัทขนาดใหญ่ ส่วนมากคนกลุ่มนี้จะมาจากผู้บริหารระดับกลาง ถึงระดับสูง และมีการนำเอา key ของ stakeholder และกลุ่มของ IT หรือ data custodian เข้ามาร่วมด้วย

โดยบทบาทของคณะทำงาน (ฟังดูชื่ออาจดูทางการนะคะ^^ แต่ในที่นี้คณะทำงาน คือกลุ่มบุคคล ซึ่งอาจจะเป็นกลุ่มไม่ใหญ่มากก็ได้ ที่เข้ามาร่วมกันทำหน้าที่ในกรอบธรรมาภิบาลข้อมูลตาม Role ของตัวเองค่ะ 😉😊) แบ่งตามบทบาทของแต่ละคณะฯ ได้ดังนี้,,,,

• Data Steward: ทำหน้าที่ในการกำกับนโยบาย หรือพูดง่ายๆ ก็คือเป็นคน set โจทย์ที่เหมาะสมในการจัดการชุดข้อมูลแต่ละชุด และออกนโยบายออกมานั่นเองค่ะ
• Data Custodian: ทำหน้าที่กำกับระบบ IT หรือกำกับนโยบายด้วยระบบ IT เพื่อให้ระบบข้อมูลสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และถูกต้องตามที่ Data Steward กำหนด

โดยในส่วนนี้ก็จะเป็นส่วนของการเริ่มต้น หรือเป็นการทำ Organization และ Stewardship ของการทำ Data Governance Framework ซึ่งเมื่อดำเนินการในส่วนนี้เสร็จแล้วก็จะเข้าสู่ส่วนของการทำนโยบายและมาตรฐานค่ะ (☞ﾟヮﾟ)☞

#2 การกำหนดนโยบายและมาตรฐาน

โดยในกรอบนี้จะมีการตั้งคณะทำงาน หรือกลุ่มบุคคลขึ้นมาเพื่อออกนโยบาย (Policy) และมาตรฐาน (Standard) ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในส่วนงานต่างๆ โดยนโยบายที่สำคัญในการกำกับธรรมาภิบาลข้อมูลได้แก่

• Data Management: เป็นการกำหนดนโยบายและมาตรฐานในการบริหารจัดการข้อมูล

ซึ่งในส่วนของการทำ Data Management นั้นจะต้องพิจารณาถึงวงจรของข้อมูล หรือ Data Life Cycle ซึ่งเริ่มจากการสร้าง (Create) การจัดเก็บข้อมูล (Store) การใช้งานข้อมูล (Use) จนกระทั่งข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลเก่า แต่ยังไม่สามารถทิ้งได้ ซึ่งต้องนำไป Archive ไว้แทน และท้ายสุดคือการ Destroy หรือคือการทำลายข้อมูล เป็นส่วนท้ายสุดของวงจร ก่อนที่จะมีการ Create ข้อมูลขึ้นมาใหม่วนลูปไปเรื่อยๆ ค่ะ

และเมื่อเราเข้าใจในส่วนของ Data Life Cycle สิ่งที่เราจะจัดทำเพิ่มเพื่อทำ Data Management คือการจัดทำ Data Catalog เพื่อให้เราทราบ หรือระบุได้ว่าเรามีข้อมูลอะไรเป็นจุดสำคัญบ้างในองค์กร ใครเป็นเจ้าของข้อมูลแต่ละชุด ถ้าต้องการหาชุดข้อมูลใดๆ จะใช้ search keyword ว่าอะไร tags อะไร และดูว่าฐานข้อมูลนั้นถูกเก็บอยู่ที่ไหน

หลังจากนั้นก็จะเป็นการพิจารณาในส่วนของ Data Security และ Privacy ตามพรบ. ข้อมูลส่วนบุคคล และ พรบ.คอมพิวเตอร์ไซเบอร์ ซึ่งจะเป็นการพิจารณาในเรื่องของชั้นความลับของข้อมูลแต่ละชุด และข้อมูลชุดนั้นๆ มีความพร้อมในการถูกเรียกใช้งานสูงหรือไม่ มีความถูกต้องหรือไม่ ตลอดจนใครที่จะสามารถเรียกชุดข้อมูลนั้นมาใช้งานได้บ้าง

• Data Quality Assurance: หรือการทำ QA ซึ่งก็คือการจัดการความถูกต้องของข้อมูลให้เป็นไปอย่างถูกต้องครบถ้วน ในฐานข้อมูลชุดต่างๆ

โดยในส่วนนี้เป็นการทำให้ข้อมูลทุกชุดที่ถูกจัดเก็บเอาไว้สามารถนำมาใช้งาน และใช้ประโยชน์ได้จริง ซึ่งสำหรับข้อมูลในแต่ละชุดก็จะต้องถูกกำหนดเกณฑ์ในการวัดคุณภาพ (ซึ่งแน่นอนว่าเกณฑ์สำหรับชุดข้อมูลที่แตกต่างกัน ย่อมไม่เหมือนกันค่ะ) ซึ่งเกณฑ์ที่มีการนำมาใช้ประเมินได้แก่ คุณภาพของข้อมูล (Accuracy) ความสมบูรณ์ของข้อมูล (Completeness) ความสอดคล้องกันของข้อมูล (Consistency) ความเป็นปัจจุบัน (Timeliness) ความตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (Relevancy) และความพร้อมใช้งาน (Availability) เป็นต้น

• Data Exchange: เป็นการกำหนดนโยบายในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงานภายในต่างๆ หรือแม้กระทั่งการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับหน่วยงานภายนอก

โดยเมื่อเรามีการกำหนดนโยบายและมาตรฐานในการบริหารจัดการข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กรอบต่อไปก็จะเป็นการพิจารณาถึงเรื่องของการตรวจสอบ (Audit) ซึ่งเป็นส่วนของการจัดการความเสี่ยงของข้อมูลค่ะ^^

#3 การบริหารความเสี่ยงและการตรวจสอบ

กรอบนี้จะเป็นส่วนที่เข้ามาตรวจสอบ (Data Audit: โดยสำหรับในไทยหน่วยงานที่จะทำหน้าที่เป็น External Audit หากเราต้องการก็จะเป็นสำนักงานสถิติแห่งชาติค่ะ^^) ต่อจากกรอบของการบริหารจัดการข้อมูลที่เราสร้างขึ้นมาก่อนหน้า และการบริหารความเสี่ยงของชุดข้อมูล กล่าวคือ เป็นการทำ Data Risk Management เช่นการพิจารณาความเสี่ยงที่ข้อมูลที่จัดเก็บเอาไว้จะศูนย์หาย หรือมีความผิดปกติต่างๆ เกิดขึ้น โดยมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ส่วนได้แก่

• Data Risk Management
• Data Law & Regulation
• Data Quality Audit

และส่วนสุดท้ายที่มีความสำคัญมากกก ก็คือสื่อสารให้ทุกคนในหน่วยงานของเรามีความตระหนักรู้ในเรื่องของกรอบธรรมาภิบาลข้อมูลค่ะ (ซึ่งในมุมมองของนิกเอง นิกมองว่าส่วนนี้เป็นส่วนที่แทบจะเรียกว่า ถ้าขาดไปก็จะทำให้ Data Governance Framework นั้นขาดความยั่งยืน)

#4 การสร้างความตระหนักรู้ใน Data Governance

หลังจากที่เราทำการกำหนดบทบาท (Organization & Stewardship) กำหนดนโยบายและมาตรฐาน (Plicy&Standard) และตรวจสอบบริหารความเสี่ยง (Data Audit & Risk Management) เรียบร้อยแล้ว กรอบต่อไปของการทำ Framework ของธรรมาภิบาลข้อมูล คือการสร้างองค์ความรู้ (Knowledge) และความตระหนักรู้ (Awarness) ในการบริหารจัดการข้อมูลในหน่วยงาน เนื่องจากการทำธรรมาภิบาลข้อมูลเป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับทุกคนในบริษัทของเรานั่นเองค่ะ ซึ่งหากมีภาคส่วนที่ไม่เห็นความสำคัญ และขาดความเข้าใจว่าเราจะทำธรรมาภิบาลข้อมูลในเพื่ออะไร หรือไม่เข้าใจว่าคืออะไร จะส่งผลให้การทำ Framework นั้นไม่ประสบผลสำเร็จ หรือไม่มีประสิทธิภาพนั่นเองค่ะ

โดยเพื่อนๆ สามารถอ่านบทความในพาร์ทแรกได้ตาม link นี้ค่ะ =>