Application สุดเจ๋งที่ Smart Office ต้องมีในปี 2023 

Application สุดเจ๋งที่ Smart Office ต้องมีในปี 2023 

หลังจากการแพร่ระบาดของเชื้อ Covid19 ความเปลี่ยนแปลงหนึ่งอย่างที่เราเห็นได้ชัดเจน คือออฟฟิศของหน่วยงานต่าง 

ๆ หันมาใช้เทคโนโลยีอำนวยความสะดวกในการทำงานมากขึ้นจริง ๆ นั่นเป็นเพราะว่า ระหว่างการแพร่ระบาดของ Covid19 เหล่าพนักงานออฟฟิศจำเป็นต้องทำงานอยู่ที่บ้าน และมีเพียงเทคโนโลยี เท่านั้น ที่ทำให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น เหมือนกับนั่งทำงานอยู่ที่ออฟฟิศจริง ๆ 

ในปี 2023 เห็นได้ชัดเจนเลยครับ ว่าการทำงานที่ออฟฟิศไม่มีความจำเป็นอีกต่อไป เพราะถึงแม้เราจะสามารถเข้าออฟฟิศได้ตามปกติ เทคโนโลยีเหล่านั้นก็ยังคงอยู่ แต่สิ่งที่เปลี่ยนไปคือ โปรแกรมต่าง ๆ ที่เราใช้ในการทำงาน เริ่มให้ความสำคัญกับการปรับเปลี่ยนตัวเองให้เป็น Application เพื่อรองรับการใช้งานบน Gadget ในมือของคุณมากขึ้น ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะมี Computer Labtop Tablet หรือ Smart Phone ก็สามารถทำงานได้ไม่ต่างกัน

และสิ่งที่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่ค้นพบ จากการใช้เทคโนโลยีคือการพบว่า การใช้ Application ทำงานช่วยเพิ่มความสะดวกสบาย ลดความผิดพลาดในการทำงาน และที่สำคัญคือสามารถลดต้นทุนการทำงานได้อย่างน่าเหลือเชื่อ จึงทำให้เกิดการตื่นตัวที่จะปรับเปลี่ยนให้ Office ของตัวเองเป็น Smart Office 

ดังนั้นวันนี้ ผมจึงรวบรวม Application ที่น่าสนใจ ใช้งานง่าย และช่วยประหยัดต้นทุนให้กับออฟฟิศของคุณมาฝากกันครับ มาดูไปพร้อม ๆ กันครับว่าจะมีตัวไหน และช่วยอะไรได้บ้าง

01 Smart Control Application

จาก รายงานของกระทรวงพลังงาน พบว่า ภาคธุรกิจมีความต้องการในการใช้ไฟฟ้าสูงถึง 23.4% และมีแนวโน้มที่จะสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่ความต้องการสูงขึ้น ราคาไฟฟ้าก็สูงขึ้นเช่นเดียวกัน ค่าไฟจึงเป็นต้นทุนแฝงที่ผู้ประกอบการไม่ควรมองข้ามเลยทีเดียว  

ในสองปีที่ผ่านมา เทคโนโลยี Smart Home ที่เจ้าของบ้านสามารถควบคุมการใช้งานไฟฟ้า ผ่าน Application ได้ถูกนำมาประยุกต์ใช้กับระบบออฟฟิศ ส่วนใหญ่พบว่า สามารถประหยัดค่าไฟฟ้าได้จริง แต่ระบบ  Smart Home อาจไม่ตอบโจทย์ของผู้ประกอบการ ที่เริ่มมีออฟฟิศเล็ก ๆ เป็นของตัวเอง ผมขอแนะนำ Application พื้นฐานอย่าง Google Home, Google Assistance, Siri ที่สามารถเชื่อมต่อกับเครื่องใช้ไฟฟ้า และตั้งเวลาเปิดปิดได้เช่น แอร์ พัดลม ลำโพง และระบบไฟฟ้าในบ้านด้วยการติดตั้งอุปกรเสริมเล็กน้อย เพียงเท่านี้คุณก็สามารถประหยัดต้นทุนแฝง จากค่าไฟฟ้าได้แล้ว

02 Smart Work Process Application

ถ้าพูดถึงการทำงานกันเป็นคนส่วนใหญ่ก็จะนึกถึง Application สำหรับใช้ในการประชุม อย่างเช่น Microsoft Team หรือ Google Meet ใช่ไหมครับ แต่ที่ผมกำลังจะพูดถึง เป็นแอปพลิเคชั่นที่เราสามารถทำงานร่วมกัน แก้งานร่วมกัน ได้ทุกที่ทุกเวลา ซึ่งหลัก ๆ ที่ใช้กันอยู่ก็จะมีตั้งแต่ Application ในตระกูล Google ทั้งหมด เช่น Google Slide, Google Doc, Google Sheet และตระกูลอื่น ๆ อย่างเช่น Canva

ข้อดีของ Application เหล่านี้ คือคุณสามารถส่งลิงค์งานของคุณ ให้กับคนในทีม ซึ่งสามารถกดเข้าไปดู แก้งาน ตรวจงาน หรือนำเสนองานได้ในทุกที่ทุกเวลา และที่สำคัญเรายังสามารถจัดเก็บข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ในโฟล์เดอร์ที่ต้องการได้อีกด้วย หลายบริษัทปรับตัวมาใช้ Application เหล่านี้ทำงาน แล้วพบว่า พวกเขาสามารถทำงานได้สะดวก รวดเร็ว และลดรายจ่าย การเบิกเงินค่าเดินทางออกไปหาลูกค้าได้อีกด้วย

พนักงานออฟฟิศอย่างเราก็ลดเรื่องค่าใช้จ่ายทั้งการเดินทาง การแต่งตัว และอาหารการกินนอกบ้านได้อีกด้วย 

03 Smart Content Application

Content ที่ดีสำหรับยุคนี้ แค่แนวคิดดีอย่างเดียวไม่พอครับ ความเป็นเอกลักษณ์ คุณภาพงาน การออกแบบ และรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น การใสตัวหนังสือ ปรับแสง สีรูปภาพ และวิดิโอ เป็นส่วนประกอบสำคัญที่จะทำให้งานของคุณมืความเป็นมืออาชีพมากขึ้น 

จึงไม่ใช่เรื่องแปลกเลย ที่คุณจะสามารถผลิต Content เหล่านั้นผ่าน Social Media ที่เราใช้ได้เลย อย่าง IG, TikTok และ Lemon8 ที่คุณสามารถผลิตภาพ Content หรือคลิปวิดิโอออกมาได้อย่างน่าสนใจ แต่รู้หรือไม่ รายละเอียดเล็ก ๆ อย่างงานผิวของนางแบบ สีหน้าของนางแบบ และการปรับโทนสีของภาพ เป็นสิ่งที่จะทำให้งานดูดีขึ้นอีกหลายเท่าตัว

Application แต่งภาพอย่าง Face App และ Meitu ที่พัฒนา AI การตกแต่งผิวและใบหน้า จากกฎ Golden Ratio จึงเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ Content Creator สนใจมาก ๆ เพราะเราสามารภ ไดคัต รีทัชผิวของนางแบบ ปรับโทนสี ใส่กราฟิกเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้กับทั้งภาพและวิดิโอ โดยสามารถ Export ออกมาได้งานระดับ Hight Quality เลยทีเดียว

บอกเลยครับ ว่าแผนก Content ในหลาย ๆ บริษัท สามารถประหยัดงบประมาณเรื่องการส่งภาพออกรีทัชได้มากกกว่าครึ่ง และทำกำไรได้มากขึ้น เพราะหันมาใช้ Application เหล่านี้มาเป็นตัวช่วยในการทำงาน

04 Smart Data Application

เพราะยุคนี้ Data เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้นักการตลาด นักวางแผน และนักพัฒนา Product เข้าใจในความต้องกการของลูกค้า ซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมายหลักมากขึ้น การมี Application ที่จัดเก็บ Deta ดี ๆ และเปิดดูได้ง่ายอย่าง Numbers, Money+, Google Sheet และ Page365 ก็เป็นเรื่องที่เราไม่ควรมองข้าม

เพราะ Application เหล่านี้ เราสามารถใช้ในการจัดเก็บยอดขาย ข้อมูลการสั่งซื้อของลูกค้า คำนวนส่วนลด และที่สำคัญ เรายังสามารถดูการวิเคราะห์ยอดขาย ค่าใช้จ่ายในส่วนต่าง ๆ ผ่านการประมวลผลออกมาเป็นกราฟที่อ่านง่าย และน่ารักสุด ๆ หากคุณกำลังเปิดธุรกิจเป็นของตัวเอง และต้องเก็บ Data ง่าย ๆ ด้วยตัวเอง Applocation เหล่านี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลา สะดวกสบาย และนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ได้อีกเยอะเลยครับ

05 Smart Team Application

การบริหารจัดการเวลา เป็นเรื่องที่ยากที่สุดในการทำงานร่วมกับทีม จะดีกว่าไหมครับ ถ้าคุณมีเรขาส่วนตัวเป็น Application ที่สามารถจัดคิวเวลา และแจ้งเตือนงานต่าง ๆ ของคุณ เพื่อป้องกันความผิดพลาด ผมบอกเลยว่า Application ที่ใช้แล้วเวิร์กคือ Trello, Slack และ Google Calendar 

ความพิเศษของ Application เหล่านี้คือ เป็นศุนย์กลางของการทำงาน โดยที่เราสามารถจดบันทึกการทำงานในแต่ละวัน และตั้งแจ้งเตือนได้ว่า Due Date งานของคุณเป็นอย่างไร นอกจากกนี้ Application อย่าง Slack หรือ Trello ยังสามารถใช้ในการ มอบหมายงาน ตามงาน แชท ประชุมงาน แปะตารางวันหยุดให้เพื่อนร่วมงานเห็นได้ไม่ต่างกับการมีเรขาส่วนตัวเลยทีเดียว

ข้อดีของการใช้ Application ประเภทนี้ในการทำงานคือ คุณจะสามารถรู้สถานะการทำงานของคนในทีม และรู้ว่าควรจะบริหารจัดการงานอย่างไรในอนาคต

เห็นไหมครับ ว่าการนำเทคโนโลยีอย่าง Application มาประยุกต์ใช้กับการทำงานในออฟฟิศ ไม่ใช่เรื่องยากเพราะถ้าคุณเปิดใจเรียนรู้ จะเห็นได้ชัดเจนเลยครับ ว่าการทำงานของคุณจะสะดวกสบาย ลดความผิดพลาดในการทำงานได้หลายจุดเลยทีเดียว และที่น่าสนใจไปกว่านั้น ถ้าคุณวางแผนการทำงานได้ดี คุณยังสามารถทำกำไร และประหยัดต้นทุนในการทำงานได้มากขึ้นอีกด้วย

ผู้อ่านท่านไหนสนใจ อยากปรับบ้านหรือ Office ให้เป็น Smart Home สามารถอ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่