Microsoft เผยเทรนด์ การทำงานแบบ Hybrid มีผลกระทบอะไรบ้าง?

ตั้งแต่ช่วง COVID19 ในปี 2020 ก็ทำให้เทรนด์ การทำงานแบบ Hybrid พุ่งขึ้นอย่างสูง จนหลายๆ บริษัทถึงขั้นต้องทำให้มันเป็น New Policy ในสถานที่ทำงานเลย ว่าบริษัทของเรา Hybrid นะ จะทำงานจากที่ไหนก็ได้ ทั้งนี้นอกจากจะเป็นการตอบสนองกับสถานการณ์โรคระบาดแล้ว ยังเอาใจคนรุ่นใหม่ที่เริ่มมองหางานที่ทำได้จากนอกออฟฟิศมากขึ้นแล้ว

การทำงานแบบ Hybrid จริงๆ มันก็คือการทำงานจากที่ไหนก็ได้สลับกับการเข้าออฟฟิศบ้างเป็นครั้งคราว หรือการที่พนักงานบริษัทไม่จำเป็นที่จะต้องเข้า Office ทุกวันหรือทุกคน ซึ่งถ้าให้เห็นภาพมากขึ้นก็อาจจะต้องใช้คำว่า Work From Home แต่สำหรับไฮบริดคือ อาจจะทำงานจากเกาะ ทะเล ภูเขาก็ได้ ไม่บังคับว่าต้องที่บ้านนั่นเองค่ะ

วันนี้เรื่องที่เพลินไปเจอมาแล้วคิดว่าน่าสนใจก็คือ Trends ในส่วนของการทำงานแบบไฮบริดเนี่ยแหละ ว่าในอนาคตการทำงานใน Workplace จะดัดแปลงไปทางในบ้าง? ซึ่ง Trends นี้ก็สรุปออกมาจากบริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Microsoft ที่มีพนักงานในเครือมากกว่า 160,000+ คน แถมยังเป็นเทรนด์ที่เกิดขึ้นจากการทำ Survey ของบริษัท รวมไปถึงจากข้อมูล Data ที่ Microsoft เก็บผ่านเครื่องมือการทำงานหลักๆ อย่าง Microsoft Teams ที่มีผู้ใช้งานทั่วโลก และอีกหลายๆ วิธีและเครื่องมือค่ะ (Download Full Report ตรงนี้)

เทรนด์และผมกระทบจาก การทำงานแบบ Hybrid 

1. การทำงานแบบ Flexible จะยังอยู่ต่อไป

หลายคนอาจมีคำถามว่าแล้วการทำงานแบบยืดหยุ่นหรือ Flexible แตกต่างจาก Hybrid ยังไง อันนี้ก็ต้องขอตอบว่า ความ Flexible คือการทำงานที่ปล่อยให้พนักงานเลือกได้ว่าจะทำงานวันไหนบ้าง กี่โมง ที่ไหน โดยไม่ต้องมานั่ง Fix ว่าต้องเช็คอินเข้างานที่ 9:00 AM – 18:00 PM เท่านั้น เป็นต้น ในขณะที่ Hybrid เป็นแค่การผสมผสานระหว่างทำงานที่ออฟฟิศและที่อื่นสลับกันไปแล้วแต่วันนั่นเองค่ะ

ซึ่งจากการ Survey เค้าพบเลยนะคะว่า 73% ของพนักงานเนี่ยอยากทำงานแบบ Flexible เพื่อแยกตัวออกมาทำงานคนเดียว ในขณะที่อีก 67% ก็โหยหาการทำงานกับเพื่อฝูง หรือการทำงานกับทีม ทำให้บริษัทก็ต้องรับมือความต้องการของพนักงานด้วยการจัดสรรพื้นที่ทำงานใหม่ เพื่อรองรับ Hybrid Work Environment มากขึ้น แล้ว Microsoft ก็เชื่อด้วยว่าเทรนด์นี้จะยังอยู่ แม้ว่าโรคระบาดจะหายไปแล้วค่ะ

และเมื่อการทำงานเปลี่ยนไปในเชิงยืดหยุ่นมากขึ้น ทำให้การวัด Productivity ของพนักงานเปลี่ยนไปด้วย บริษัทเองก็ควรจะหันกลับมามองความเป็นอยู่ของลูกน้องเพิ่มขึ้น รวมไปถึงการ Collaborate และเรียนรู้ร่วมกันภายในพนักงาน ว่าเมื่อแยกกันทำงานแล้วเรื่องของ Skills และงานต่างๆ จะพัฒนาไปต่อได้อย่างไร อย่างกรณีที่ 42% ของพนักงานออกมาบอกว่า พอต้องทำงานที่บ้านแบบไฮบริด อุปกรณ์ทำงานมันไม่พร้อม เดี๋ยวขาดนู้น ขาดนี่ แล้วใหญ่คือ 1 ใน 10 คนมักมีปัญหาเรื่อง Internet ที่ไม่เพียงพอต่อการทำงาน แล้วใหญ่คือ 46% บอกว่าหัวหน้าพวกเค้าเฉยเมยกับประเด็นปัญหาเหล่านี้มากๆ แถมกลับไปโฟกัสเรื่องอื่นๆ แทนค่ะ

2. การทำงานแบบ Hybrid ทำให้หัวหน้า-ลูกน้องห่างกันมากขึ้น

แน่นอนว่าการทำงานแบบ Hybrid ต้องทำให้เกิด Gap ระหว่างความสัมพันธ์ระหว่างคนในทีมอยู่แล้ว โดยเฉพาะความสัมพันธ์เชิงหัวหน้า-ลูกน้อง ที่หลายครั้งก็ไม่ค่อยได้เจอหรือไม่พร้อมคุยอยู่แล้ว มาวันนี้การทำงานแบบไฮบริดเล่นเอาการเจอหน้ากันยิ่งน้อยลงไปอีก ดังนั้นบริษัทและหัวหน้าคนจำเป็นต้องพยายามหาทางแก้ไข และเข้าถึงลูกน้องทุกคนให้มากกว่าเก่า เพราะความห่างไกลยิ่งทำให้ลูกน้องรู้สึกโดดเดี่ยว เหมือนไม่มีใคร Support หรือคอย Back up ช่วยแก้ไขปัญหา ซึ่งจากการ Survey พบว่า 37% ของหนักงานรู้สึกว่าบริษัทเรียกร้องจากตัวพวกเค้ามากเกินไปจนรับไม่ไหว โดยเฉพาะกับพนักงานที่เป็นกลุ่ม Gen Z / กลุ่มผู้หญิง / พนักงานใหม่ และพนักงาน Frontlines ด่านหน้าค่ะ

3. เบื้องหน้าอาจดู Productivity สูงก็จริง แต่ต้องดูเบื้องหลังด้วยว่าเหนื่อยขนาดไหน

ต้องบอกว่าเทรนด์การทำงานแบบไฮบริดก็ก่อให้เกิดความเหนื่อยล้าในการทำงานมากกว่าที่คิด ตั้งแต่จำนวน Meetings ในแต่ละวัน ตามมาด้วย Chats และ Calls ที่เข้าอย่างต่อเนื่องตลอดวัน ซึ่งการจาก Survey เปรียบเทียบระหว่างเดือนกุมภาพันธ์ปี 2020 กับเดือนกุมภาพันธ์ปี 2021 พบว่า

• เวลาในการประชุมผ่าน Microsoft Team นั้นเพิ่มสูงขึ้นทั่วโลกกว่า 2.5 เท่า
• ระยะเวลาในการประชุมเพิ่มขึ้นอย่างน้อยเฉลี่ย 10 นาทีในทุกๆ ประชุม จากปกติ 35 นาทีในปี 2020 เพิ่มเป็น 45 นาทีในปี 2021
• คนส่ง Chats ผ่าน Teams เพิ่มขึ้น 45% ต่ออาทิตย์ และเพิ่มขึ้น 42% ต่อคน แถมยังเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ด้วย
• จำนวนการส่ง Email เชิง Commercial และ Education เพิ่มสูงขึ้นกว่า 40.6 พันล้านฉบับ
• มีคนทำงานผ่าน Documents เพิ่มขึ้นกว่า 66% จากปีที่แล้ว

ทั้งนี้พนักงาน 1 ใน 5 คนยังบอกด้วยว่าหัวหน้าของพวกเค้าไม่เคยสนใจว่าตัวเค้าจะทำงานหนัก-เหนื่อยขนาดไหน ยิ่งเรื่องของ Work-Life Balance ยิ่งแล้วใหญ่ โดย 54% ของพนักงานบอกว่าพวกเค้ารู้สึกทำงานหนักเกินไป 39% บอกว่าพวกเค้าเหนื่อยล้าจากการทำงานมากขึ้น ทั้งการประชุมที่เป็น Ad Hoc แบบไม่มีการจัดคิวหรือตั้งตัวมาก่อน  ทำให้พวกเค้ารู้สึกว่ามันเยอะจน Overload แล้วต้องพยายามอย่างมากที่จะตามทุกงานให้ทัน เก็บข้อมูลให้ได้เยอะมากที่สุดด้วย โดย 50% ของผู้ตอบ Survey ยังบอกด้วยว่าพวกเค้าตอบ Chats ใน Teams รวดเร็วหรือภายใน 5 นาทีเท่านั้น ทั้งหมดนี้ทำให้เห็นเลยว่า Intensity หรือความกดดันในการทำงานนั้นเพิ่มขึ้นมาก และบริษัทจำเป็นที่จะต้องเข้ามาช่วยเหลือ เพื่อดู Productivity ที่แท้จริงภายในองค์กรด้วยนั่นเอง

4. พนักงานกลุ่ม Gen Z น่าเป็นห่วงที่สุดในเทรนด์นี้ตอนนี้

หากดูในหมวด Demographics จะพบว่ากลุ่มพนักงานที่น่าเป็นห่วงที่สุดก็คือกลุ่ม Gen Z โดย 60% ของพนักงานรุ่นนี้ที่อายุระหว่าง 18-25 ปีนั้นกล่าวว่า พวกเค้าต้องพยายามอย่างหนักในการทำงานมาก ด้วยความที่หลายคนในเจนนี้เป็นกลุ่มพนักงานใหม่ที่เพิ่งเริ่มทำงาน เหมือนเพิ่งเปลี่ยนถ่ายน้ำจากการเป็นนักเรียนมามีความรับผิดชอบแบบเต็มตัว ก็หวังว่าการพูดคุย เรียนรู้การทำงานจากรุ่นพี่ จะช่วยให้พวกเค้าเก็บเกี่ยวประสบการณ์ได้ แต่เพราะสถานการณ์ที่ทำให้เกิด การทำงานแบบ Hybrid ทำให้พนักงานทุกคนแตกตัว แยกกันทำงานจากแต่ละทิศ เรื่องของ Connection และ Teamwork จึงหายไป เด็กกลุ่มนี้จึงปรับตัวกับงานลำบาก ยากที่จะโยนไอเดียแชร์กับรุ่นพี่ในที่ประชุม ร่วมไปถึงรับมือกับทีมยากขึ้นค่ะ

ทั้งหมดนี้จึงทำให้กลุ่ม Gen Z เป็นกลุ่มที่น่าเป็นห่วงมากที่สุด เพราะอาจจะท้อกับงานที่ทำงานแรก จนหมดไฟไปก่อน ทั้งๆ ที่งานนี้อาจจะเป็นสายงานที่ตัวเองชอบตั้งแต่แรก แต่เพราะสถานการณ์ทำงานเปลี่ยนไป เลยทำให้พวกเค้ารู้สึกว่าตัวเองอาจจะไม่เหมาะกับสายงาน แถมไม่ได้ใช้ Skills ที่อยากจะลับมีดเร็วๆ ได้อย่างเต็มที่ด้วย แหละเพราะเด็กรุ่นนี้ต้องพยายามปรับตัวอย่างหนัก ทำให้ชีวิตพวกเค้าขาด Balance และพอจบวันทำงานหนึ่งวัน พวกเค้ารู้สึกเหนื่อยกว่าคนรุ่นก่อนๆ หน้าค่ะ

ซึ่งปัญหานี้จริงๆ แล้วเป็นปัญหาที่ใหญ่เหมือนกัน เพราะกลุ่มเด็กรุ่นใหม่ไฟแรงเนี่ยแหละ มักมีไอเดียอะไรสดใหม่เสมอ ทำให้คนรุ่นเก่าที่จมอยู่กับไอเดียและการทำงานแบบเดิมๆ ได้ลับมีดบ้าง ดังนั้นบริษัทไม่ควรที่ปล่อยปะละเลยกับเด็กกลุ่มนี้เด็ดขาด พยายามดึงให้พวกเค้ามีส่วมร่วม คอยถามความเป็นอยู่ และทำให้เค้ารู้สึกว่าการมีกลุ่ม Gen Z อยู่ในทีมมี Purpose หรือข้อดีอย่างไร แล้วพวกเค้า Contribute หรือทำอะไรให้กับทีมบ้างในช่วงการทำงานแบบ Hybrid แบบนี้ค่ะ

5. การทำงานแบบ Hybird ลดจำนวนไอเดีย Innovative ใหม่ๆ

เรื่องของไอเดียหลายครั้งเกิดจากการพูดคุยรวมกันเป็นกลุ่ม พอคนต่างคนต่างทำงานแยกกันแบบไฮบริดเลยทำให้ไอเดียใหม่ๆ มันหายไป หัวก็ตันๆ คิดงานไม่ค่อยออก ไม่สนุกเหมือนเคย ที่สำคัญคือเหมือนทำงานไกลกัน ไม่ได้อยู่รวมกันในออฟฟิศ คนเราก็มักจะพึ่งพาแต่คนที่ตัวเองสนิท คุยได้เท่านั้น ทำให้ Connections กับคนที่ไม่ค่อยได้คุยบ่อยๆ เริ่มหายไป เหลือแค่ไอเดียจากวงแคบๆ ที่คุ้นชินกันเองค่ะ

ซึ่ง Microsoft ก็บอกเลยว่า เมื่อเราห่างหายจากกลุ่ม Connections และผู้คนใหม่ๆ จำนวนไอเดียหรือ Innovation ก็จะลดลงไปด้วย เพราะมันยากที่เราจะเจออะไรใหม่ๆ ในหมู่คนหน้าตาเดิมๆ ที่เราสนิท ใช้ชีวิตคล้ายๆ กัน ชอบและไม่ชอบอะไรเหมือนๆ กัน จนไม่มี Pain point หรือความสนใจอะไรแปลกใหม่ให้คุยแลกเปลี่ยนกันแล้ว

ดังนั้นบริษัทจึงจำเป็นมากที่ต้องคอย Monitor การทำงานของคนในทีม ใครที่ทำงานเดี่ยวได้ดี ใครที่ควรทำงานรวมกับคนอื่น รวมไปถึงเวลาที่เหมาะสมว่าเมื่อไรที่ทีมควรจะมาเจอกันบ้าง แลกเปลี่ยนสมาชิกในทีมบ้างเพื่อให้ทุกคนได้คุยและสร้าง Connection หาไอเดียใหม่ๆ ร่วมกันนั่นเองค่ะ

6. เพราะทำงานจากที่ไหนก็ได้ เลยทำให้เข้าถึงคนเก่งๆ ได้มากขึ้น

สิ่งหนึ่งที่ดีมากๆ จากการทำงานแบบไฮบริดก็คือ การที่ทำให้เราสามารถเข้าถึงคนเก่ง มีความสามารถได้มากขึ้น เพราะเมื่อก่อนเวลาจะหาคนเก่งๆ มาทำงานด้วย ส่วนใหญ่ถ้าไม่ใช่ข้อตกลงเรื่อง Package เงืนเดือน ก็มักจะเป็นเรื่องการเดินทาง ความห่างไกล คนละเมืองบ้าง หรือยังไม่อยากลาออกจากที่เดิมบ้าง แต่พอคนเริ่มทำงานแบบไฮบริดได้ ไม่ต้องเข้าออฟฟิศทุกวันแล้ว นานๆ เข้าที ก็สามารถทำให้คนเก่งๆ อยากทำงานกับบริษัทมากขึ้นด้วย เพราะช่วยลดปัญหาการเดินทางลงไปได้มากโข อีกอย่างถ้าจะรับงานนอก เป็น Consult อะไร ก็เป็นไปได้ง่าย ดังนั้นเราก็ไม่ต้องแปลกใจถ้าประกาศหางาน หาพนักงานจะเริ่มมีข้อเสนออย่างการทำงานแบบ Hybrid เข้ามาเกี่ยวเนื่องด้วยในช่วงนี้ค่ะ

ซึ่งจากการ Survey เค้าก็พบว่า กลุ่มพนักงาน Gen Z / ผู้หญิง และกลุ่มคนที่ยังไม่มีดีกรี สนใจที่จะทำงานแบบ Remote หรือคนเดี่ยว ไม่ต้องเข้าออฟฟิศมากกขึ้น และยังมีตัวเลขสูงกว่ากลุ่มที่สนใจทำงาน On-site หรือประจำออฟฟิศด้วย เรียกได้ว่าเป็นเทรนด์ใหม่ ที่บริษัทควรรู้และปรับตัวจริงๆ ค่ะ

บริษัทและหัวหน้าควร Action อะไรต่อดีกับ การทำงานแบบ Hybrid?

เทรนด์ด้านบนทำให้เราเห็นได้ทั้งข้อดีและข้อเสียของ การทำงานแบบ Hybrid ดังนั้นในฐานะหัวหน้า เจ้าของบริษัท รวมไปถึงพนักงานคนนึง โดยอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานสายการตลาดและโฆษณา หรืองานที่ควรมีการแชร์ Ideas ร่วมกัน ก็ควรที่จะเริ่มลงมือ Action แก้ไขเทรนด์ที่มันไม่ดี แล้วส่งเสริมเทรนด์ที่มันดีๆ เข้าไว้ ไม่ว่าจะเป็น

• วางแผนเรื่องการทำงานแบบ Flexible ส่งเสริมให้คนในทีมทำงานได้ดีขึ้น: การวางแพลนว่าวันไหนใครจะเข้าออฟฟิศ ใครไม่ต้องเข้า กี่วันแล้วที่เราไม่เจอกัน พวกนี้ต้องคิดและจัดสรรให้ดีว่ามันช่วยพนักงานจริงๆ หรือมันกลายเป็น Burden ความยากลำบากเข้าไปใหญ่
• ลงทุนในเรื่องของ Tools กับ Tech: ทั้งเรื่องของระบบ อุปกรณ์สื่อสาร อินเตอร์เน็ตที่ช่วยให้ทีมทำงานได้คล่องล้วนแต่เป็นอะไรที่บริษัทควรใส่ใจ เวลาพนักงานในทีมไกลกันจะทำยังไงให้สื่อสารกันได้คล่อง ต่อเนื่องไม่มีหลุด แล้ววันที่เข้าออฟฟิศมาก็ควรที่จะมีพื้นที่ อุปกรณ์ให้พนักงานในทำงานเป็นทีมจริงๆ ด้วย
• ระวังเรื่องการทำงานผ่าน Digital ที่เหนื่อยเกินไป: เพราะไม่ได้เจอกัน ทุกคนถูกคาดหวังว่าต้องอยู่หน้าคอม ทำงาน Deliver ผลงานตลอดเวลา ทั้งๆ ที่จริงๆ แล้วหากอยู่ออฟฟิศ เรายังมีเวลาเดินไป Say Hello เพื่อนโต๊ะข้างหน้าได้บ้าง ออกไปเซเว่นบ้างแท้ๆ ดังนั้นคนเป็นหัวหน้าในทีมต้องคอยระวังไม่ให้ตัวเองละลาบละล้วงเวลาส่วนตัวของพนักงานมากเกินไป ควรคำนึงและเคารพถึง Work-Life Balance ของทีมด้วย
• คอยกระตุ้นการพบปะ พูดคุยกันระหว่างทีม: ไม่ควรปล่อยให้ใครหายหน้าไปทำงานเดี่ยวมากหรือนานเกินไป ควรมีเวลา Catch up กันบ้าง เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในทีม และให้ทีมได้พูดคุยอัพเดทชีวิตกันเอง ทั้งนี้นอกจากจะได้ไอเดียใหม่ๆ แล้ว ทีมจะได้รู้ว่าใครขาดเหลืออะไร ทำอะไร เข้าใจกันมากขึ้นด้วย

ทั้งหมดนี้ก็คือเรื่องของ การทำงานแบบ Hybrid ที่กลายเป็นเทรนด์ขึ้นมาหลังจากที่หลายคนต้องหันไปทำงานที่บ้านเพราะสถานการณ์ COVID19 และเพราะการแพร่ระบาดยังเพิ่มๆ ลดๆ ไม่หายขาย แวคซีนก็ยังไม่ทั่วถึง ทำให้ต้องมีการจัด Schedule ตารางวันที่ว่าใครจะเข้าออฟฟิศวันไหน ยังไง เข้าไปทำไม ใครจะเข้าไปบ้างด้วย ซึ่งอย่างที่เราเห็นว่ามันก็มีทั้งข้อดีและข้อเสียแตกต่างกันไป ดังนั้นที่สำคัญสุดคือ หัวหน้าทุก Level ควรเข้าใจและ Monitor พนักงานมากขึ้น ว่าพวกเค้าไม่เหนื่อยเกินไปกับการประชุมยืดเหยื่อ หรือจำนวนข้อความผ่าน Chats การเช็คชื่อเช้า-กลางวัน-เย็น เพียงแค่บริษัทอยากมั่นใจว่าพนักงานทุกคนทำงานนะ

ต้องบอกว่าเรื่องนี้อาจจะไม่ได้เกี่ยวเนื่องกับการตลาดโดยตรง แต่อย่างไรเพลินคิดว่ามันคือเรื่องของระบบการทำงานร่วมกันในทีม ยิ่งสายการตลาดอย่างพวกเราที่ต้อง Sync งานกันกับหลายฝ่ายจนปวดหัวด้วยแล้ว เลยอยากเอามาแชร์ ให้คนเป็นหัวหน้าทุกระดับได้เข้าใจพนักงานทุกคนไปพร้อมๆ กันค่ะ 

สำหรับใครที่สนใจอยากได้ Full Report จาก Microsoft สามารถ Download ได้ที่นี่เลยค่ะ