วิธี Work from Home เป็นทีมยังไงให้ไม่ทรมานเกินไป

ตั้งแต่เดือนมีนาคม 2020 จนถึงปัจจุบัน หลายๆ บริษัทก็ยังคง Practice การทำงานแบบ วิธี Work From Home อยู่ เพราะหลังจากที่ได้ลองทำงานและปรับตัว เรียนรู้ไปเรื่อย ก็พบว่า ‘There’s no turning back’ หรือจะไม่กลับไปทำงานแบบเดิมอีกแล้ว เพราะการทำที่บ้านมันมีข้อดีอะไรหลายๆ อย่าง ไม่ว่าจะเป็นการหย่นระยะเวลาในการเดินทาง หรือแม้กระทั้งลดค่าใช้จ่าย Resources ที่บริษัทด้วย

อย่างไรก็ตาม ทุกเหรียญก็มี 2 ด้านเสมอ ถ้ามีข้อดีแล้ว ข้อเสียก็ย่อมมีด้วย เพราะหลายๆ คนมักประสบกับการประชุมที่ติดๆ กันแบบวาง Call นี้ปุ๊ป ก็สามารถ Join อีกอันได้ในทันที จนแทบไม่มีชีวิตแบบตอนอยู่ออฟฟิศเลย รวมไปถึงสภาวะเครียดที่เพิ่มขึ้น เพราะชีวิตไม่ได้มี Gradual Transition ในการเปลี่ยนหมวกที่สวมอยู่ จากบทลูกหลานที่บ้าน แล้วค่อยๆ เปลี่ยนผ่านเป็นหมวกตำแหน่ง Manager ระหว่างนั่งรถไฟฟ้าเหมือนเคย แต่สมองต้องปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว ใส่หูฟังเป็น Manager เรียกกินข้าวเป็นลูกแบบปุ๊ปปัปนั่นเองค่ะ ทำให้คนเรารู้สึก็เหมือนว่า ทำงานที่บ้าน มันเหมือนทำงานแบบ 24/7 ใครจะไลน์มาสั่งงาน ส่ง Email ตอนไหนก็ได้ แถมยังประชุมแบบไม่มีเวลาทำงานอีก

ล่าสุดเพลินเจอ Practice ของบริษัทนึงที่น่าสนใจสำหรับการ Work from Home อย่างมีประสิทธิภาพ เพลินก็เลยจะมาแชร์ให้ฟังกันว่า เรามีเทคนิคหรือวิธีการทำงานอย่างไรบ้างค่ะ

1. Set เวลาทำงานร่วมกันใหม่

ถ้าพูดถึงสถานการณ์การทำงานแบบปกติ หลายคนก็จะเข้าออฟฟิศ 8AM – 5PM หรือ 9AM – 6PM เป็นต้น แต่เพราะทุกคนต้องอยู่บ้าน ไหนจะคนที่อยู่แบบครอบครัวใหญ่ ที่มีทั้งปู่ ย่า ตา ยาย และหลาน เด็กเล็กมากมายอีก ทำให้การทำงานที่บ้านตามเวลาเป๊ะ อาจจะมีสะดุดกว่าปกติ ลูกก็ต้องเลี้ยง ยายก็ต้องดู เป็นต้น ดังนั้นบริษัทและทีมต้องเปิดใจกว้าง ที่จะเข้าใจจุดยืนของทีมคนอื่นๆ แล้วร่วมกันหาเวลา Office Hours ที่จะเจอกันพร้อมหน้าใหม่ เช่น การประชุมระหว่างวันที่ทุกคนโอเคร่วมกัน อย่างหลังมื้ออาหารลูก หรือตอนเด็กไป Nap ระหว่างวันเป็นต้น

แล้วเวลาอื่นๆ ที่ทำได้คนเดียวก็ปล่อยให้พนักงานแต่ละคนกรอกใส่เอาเองตามความสะดวกใจ บางคนอาจจะทำงานตอนหลัง 6 โมงเย็นก็ได้ เพราะสถานการณ์ที่บ้านสะดวกแบบนั้นเป็นต้น ดังนั้นลองมองหาเวลาร่วมที่ทุกคนว่างตรงกันเอาไว้สัก 2-3 ช่วง เพื่อให้คนในบริษัทและทีมรู้และทราบตรงกันว่า โอเค นี่คือชั่วโมงที่สามารถติดต่อกันได้แบบครบคนค่ะ นี่ก็จะเป็นวิธีช่วยทีมคนที่มีภาระอื่นๆ ที่บ้านได้ด้วยค่ะ

2. ใช้ Tools ที่สามารถระบุได้ว่า คนไหน Online หรือไม่

หนึ่งในนิสัยของหัวหน้าส่วนใหญ่ที่ลูกน้องไม่ชอบก็คือ มักจะชอบจับผิดลูกน้องว่า ทำงานอยู่หรือเปล่า ยิ่งตัวห่างกันก็จะชอบจี้ ชอบโทร แกล้งเช็คว่าทำงานอยู่ไหม ซึ่งนิสัยแบบนี้เวลาไม่เจอกัน มักจะพัง Relationship ของหัวหน้า-ลูกน้องมาแล้วนักต่อนัก เพราะถ้าเราเข้าใจและยอมรับความจริงก็คือ เราทุกคนไม่มีใครนั่งหน้าจอคอมได้ติดๆ กันแบบ 8 ชั่วโมงหรอกค่ะ เราทุกคนทำงานได้แปปนึง ก็จะอยากเช็ค Social Media หน่อย ไปซื้อชานมหน่อย ดังนั้น ตอน Work From Home ก็เช่นกัน เราจึงไม่ควรจี้ลูกน้องในชั่วโมงที่นอกเหนือจากการนัดร่วมกันมากเกินไป

สิ่งนึงที่จะช่วยได้คือ Presence Detection Tools หรือเครื่องมือในการดูตรวจว่าใครอยู่ไม่อยู่ เพราะหลังจากที่เรา Set เวลาทำงานร่วมกันใหม่แล้ว เวลาทำงานคนเดียวที่เป็นเวลา Flexible ทุกคนก็ควรจะระบุได้ว่า ตอนนี้ใครว่าง ไม่ว่าง ใคร Active หรือไม่ Available ที่รับสายของทีมหรือหัวหน้า เครื่องพวกนี้ก็เช่น Slack หรือ Skype เป็นต้นนั่นเองค่ะ

3. สร้าง Online Collaboration

เพราะอยู่ห่างไกลกัน ไม่สามารถมานั่ง AirDrop หรือทำงานด้วยกันเหมือนเคย ยิ่งเป็นข้อมูลที่ต้องแชร์ต่อให้หลายทีมใช้พร้อมกัน บริษัทยิ่งต้อง Invest ใน Sharing Storage หรือ File Sharing System อะไรบ้างอย่าง ที่ทำให้ทุกคนจากหลากหลายทีมสามารถเข้าถึงข้อมูล และเอกสารได้พร้อมๆ กัน ไม่ว่าจะเป็น Google Drive หรือ Dropbox ก็ตามค่ะ 

ซึ่งหลักจากที่มีระบบ Cloud หรือ Online แล้ว ปัญหาต่อมาก็คือการเซ็ทระบบตั้งชื่อไฟล์ร่วมกัน เช่น เอาวันที่ขึ้น หรือชื่อ Folder ทีมเป็นต้นค่ะ ทั้งนี้นอกจากจะช่วยให้ทุกทีมสามารถอัพเดทงานกันได้แบบ Real Time แล้ว ยังสามารถช่วยแก้ปัญหาเข้าไม่ถึงไฟล์ คนนั้นไม่ส่งไฟล์ให้ หรือหาไฟล์ไม่เจอ เผลอลบข้อมูลทิ้งด้วยค่ะ

4. ยอมรับเวลาที่ไม่ตรงกัน

เพราะไม่ได้เจอกัน และการที่หลายๆ คนไม่ได้มีเวลาว่างตรงกันบ่อยๆ พอเจอกันในชั่วโมงนัดร่วมเลยมีหลากหลายเรื่องใหคุยบ่อยๆ จนเลยเวลามั้งอะไรมั้ง ปัญหาแบบนี้ก็จะไม่ต่างอะไรกับก่อนหน้าเลย ดังนั้นสิ่งนึงที่จะทำได้คือการแปะ Comment ไว้ที่งาน หรือทำ Collaboration ระหว่างกัน จะได้สามารถ Track Progress และรับรู้ถึงความเห็นได้เลย ไม่ต้องรอคุย รอโทรอย่างเดียว

พยายามลดจำนวน Meetings เล็กๆ ให้น้อยลง และเก็บการนัดประชุมใหญ่ๆ ที่เจอกันต่อหน้าเอาไว้สำหรับการเคาะ Decision หรือปัญหาใหญ่ ไปเลยก็จะช่วยลดไม่ให้ประชุมยืดเยื้อและบานปลาย มีเวลาไปทำงานจริงๆ จังๆ ค่ะ อันไหนที่คุยเฉพาะทีมก็ไปจัด Meeting แยกซะ เอาเรื่องที่ทุกคนต้องรู้พร้อมกันขึ้นมาก่อน

5. Daily Check-in

ถึงแม้จะลดจำนวนการ Meetings หรือประชุมลง แต่การจัด Daily Check-in เพื่อใหุ้กคนสามารถพูดถึงงาน หรือปัญหาที่กำลังเจอนั้นๆ ได้จะช่วยให้งานไหลลื่น และหัวหน้าก็จะได้ดูได้ว่า ทุกอย่างไปในหน้าเดียวกันหมดค่ะ ซึ่งการทำเช็คอินแบบนี้ ไม่จำเป็นต้องทำกันทั้งบริษัท สำหรับบริษัทใหญ่ไป สามารถแบ่งให้หัวหน้าของแต่ละทีมไปทำ Stand-up มีตติ้งกันเองได้เลย ไม่ว่าจะผ่าน Zoom หรือ Skype ก็ได้ค่ะ

6. สรุปงานสั้นๆ ก่อนหมดอาทิตย์

ก่อนหมดอาทิตย์ อาจจะมีเวลาสั้นๆ ที่ Manager จะอัดคลิปวิดิโอในการอัพเดทงานของทีม ไม่ว่าจะความสำเร็จที่ได้มาในอาทิตย์นี้ ปัญหาที่เจอและแนวทางที่กำลังดำเนินการ เพื่อเป็นการ Recap ทั้งอาทิตย์ว่าเราอยู่ที่ไหนกันบ้าง แล้วอาทิตย์หน้า เราจะลุยกันไปในทางไหนค่ะ

7. ใช้ Email ให้ดี

เวลาไม่เจอหน้ากัน หลายๆ คนก็พึ่งพาอีเมล์เป็นเรื่องปกติ แต่สิ่งนึงที่ต้องเข้าใจคือการใช้ Email ให้ดี ไม่ว่าจะเป็นการเขียน Subject และใส่อีเมล์เฉพาะคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ เท่านั้น ใครที่ไม่จำเป็น Exclude ได้ก็ไม่ต้องไปลากเค้าเข้ามาใน Loop หรือเรื่องไหนที่ไม่จำเป็นต้องอีเมล์ พูดได้เลยก็รอวัน Stand-up meeting หรือ Daily Check-in แล้วพูดทีเดียวค่ะ

ต่อมาคือการกด Reply all ที่ไม่จะเป็นต้องทำทุกครั้งถ้าไม่จำเป็น ซึ่งเรื่องนี้เราก็ควรคุยกับหัวหน้าให้ดีด้วยว่า เค้าอยากให้เรา Reply all และ Keep เค้าใน Loop หรือเปล่า เพราะนิสัยหัวหน้าบางคนก็จะตำหนิเรื่องข้ามหน้าข้ามตาได้ ดังนั้นอันนี้ก็ต้องนัดแนะกับลูกน้องให้ดีด้วย

ถ้าต้อง Reply อีเมลเกิน 2 ครั้งให้โทรมากกว่า อย่าพิมพ์อย่างเดียว ไม่งั้นจะพาลไม่เข้าใจกันยาวไปเรื่อยๆ ส่วนอันไหนที่เข้าใจแล้ว ถ้าเป็น Email กลุ่มใหญ่ ก็ไม่จำเป็นต้อง reply ว่ารับทราบอีก แต่หากเป็นอีเมลแค่คนเดียว การตอบกลับว่าได้รับข้อความแล้ว อาจเป็นเรื่องจำเป็นค่ะ ให้ดูเป็นกรณีๆ ไป หรือถ้าเป้นไปได้อาจจะเป็นการ Recap นั้นๆ ว่าได้รับเมลแล้วนะผ่านทางช่องทางแชทเป็นต้นค่ะ

8. เรื่องสำคัญ ยืดเยื้อให้โทร อย่าแชท

เรื่องที่สำคัญหรือเร่งด่วน ไม่ควรพิมแชทอย่างเดียวใช้โทรเลยจะช่วยประหยัดเวลา และรับรู้ถึง Reflection ของอีกฝ่ายได้ เพราะเราจะไม่รู้เลยว่า อีกฝ่ายหมายความอย่างนั้นจริงๆ หรือเปล่าตอนแชทหา แต่ถ้าเราได้โทร ได้ Video Call ก็จะได้เห็นหน้า และรวบรัดตันสินใจได้ง่ายขึ้นค่ะ

9. สังสรรค์กันบ้าง

เพราะเราขาด Human Interaction เวลาที่ต่างคนต่างทำงานจากที่บ้าน ดังนั้นเรื่องของการสังสรรค์ผ่าน Team Video Call จึงเป็นเรื่องสำคัญ อย่างช่วงกักตัวที่ผ่านมา บริษัทเอเจนซี่ที่น้องเพลินทำงานอยู่ ก็มีการสั่งขนม Doughnuts แล้วให้ Delivery ไปส่งตามที่อยู่ของพนักงานทุกคนแล้วทานผ่าน Video Call ตอนเช็คชื่อพร้อมกัน คุยเล่นกันบ้าง ไม่ใช่มี Video Call ไว้สำหรับการทำงานเพียงอย่างเดียว ดังนั้นอย่าลืมว่าเราต้องมี Balancing ที่ดีให้กับทีมด้วย ไม่ใช่แค่เอาแต่งาน ซีเรียสกันอย่างเดียวค่ะ

ทั้งหมดนี้ก็คือ 9 วิธี Work From Home ที่เพลินนำมาฝากทุกคนจากทีม Convince & Convert ที่เค้าใช้แล้วพบกว่าไปได้สวยสำหรับทุกคนในทีม เพลินอยากให้หลายๆ คนลองเปลี่ยนมาทำงานที่บ้านบ้าง ที่ออฟฟิศบ้าง เป็นการฝึกทำงานแบบ Remote หรือ Workation เพื่อออกไปช่วยข้างนอกด้วย ที่สำคัญคือความเชื่อใจ ความเข้าใจ เราต้องรูจักลูกน้องและหัวหน้าของเราให้ดี ถ้าเค้าเชื่อใจเราแล้ว อย่าทำมันพัง ปรับตัวในยุค Never Normal กันไปเรื่อยๆ ค่ะ ยิ่งในเวลาที่เราคนไทยเสี่ยงกัน COVID19 Wave 2 อยู่แล้วละก็ พยายามสู้ไปด้วยกันนะคะ