Online Meeting Tools เครื่องมือช่วยจัดกิจกรรม

Online Meeting เครื่องมือช่วยจัดกิจกรรมในช่วง Covid-19 ที่ผ่านมา ได้กลายเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากเพราะหลาย ๆ กิจกรรมต้องปรับจากการเจอหน้ากันเป็นออนไลน์เพื่อเพิ่มระยะห่างทางสังคมรวมถึงบางงานก็มีจำเป็นต้องจัดขึ้นเพื่อให้สามารถดำเนินกิจกรรมต่อไปได้อย่างต่อเนื่อง เช่น การทำงานแบบ Work From Home, กิจกรรมต้อนรับน้องเข้ามหาวิทยาลัย, กิจกรรมรับคนใหม่เข้าองค์กรหรือหน่วยงาน, และอื่น ๆ ที่ต้องมีขึ้น โดยช่องทางหลักในการจัดกิจกรรมก็จะหนีไม่พ้น 3 ทางเลือกคือ Zoom, Teams และ Google Meet แล้วเรามีทางเลือกอะไรที่จะทดแทนกิจกรรมการทำ ICE Breaking หรือละลายพฤติกรรมผ่านเจ้า 3 ช่องทางนี้ได้บ้าง บทความนี้จะมาเสนอไอเดียให้ลองไปใช้กัน

1.Miro for Meeting Tools

Miro ตัวนี้เป็นเว็บไซต์รหรือเครื่องมือที่ทำให้การ Brainstorm หรือการระดมความคิดเห็นเป็นไปได้ง่ายยิ่งขึ้น เพราะเพียงแค่ทุกคน Log in เข้าไปในเว็บไซต์แล้วเข้าไปในห้องเดียว ด้านในก็จะมีเครื่องมือหรือ Features ต่าง ๆ ให้แต่ละคนสามารถเลือกใส่ได้เลย เช่น Post it หลากหลายสี ที่แต่ละคนสามารถเลือกใช้และพิมพ์ข้อความลงไป อีกทั้งสามารถจัดวางได้ตามใจแบบไม่จำกัดไอเดียอีกด้วย

นอกจากนี้ Miro ยังสามารถนำไปประยุกต์เป็นเกมหรือกิจกรรมทำให้คนรู้จักกันได้มากยิ่งขึ้นอีกด้วย โดยเราสามารถดาวน์โหลด Element จากที่อื่นแล้วนำมาใส่ใน Miro เพื่อให้คนประกอบเป็นรูปร่างตามแบบฉบับของตัวเอง หรือการถามถึงสิ่งที่ชอบแล้วให้แต่ละคนนำชื่อของตัวเองไปใส่ลงไป เพื่อจะได้เจอกลุ่มคนที่ชอบในสิ่งเดียวกันและมีเรื่องให้คุยต่อยอดได้ง่ายยิ่งขึ้น 

2.Kahoot

เชื่อว่าหลายคนคงเคยคุ้นชินกับการใช้ Kahoot ไปบ้างแล้ว ซึ่งตัวนี้สามารถใช้ผ่านคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือได้เลย อีกทั้งหากไม่ได้ดาวน์โหลดแอพลงบนเครื่องก็สามารถใช้งานผ่านบราวเซอร์บนมือถือได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นสามารถนำมาใช้ในการจัดกิจกรรมให้ทุกคนได้เข้าถึงได้โดยที่ไม่ต้องลงทะเบียนสมัครก่อนเล่น โดยเครื่องมือชนิดนี้สามารถใช้ในการเล่นเกมตอบคำถาม และใช้แข่งขันกันหาผู้ชนะในเกมได้อีกด้วย

เครื่องมือชนิดนี้สามารถให้ผู้จัดกิจกรรมตั้งเวลา ตั้งคำถาม ตั้งคำตอบ แล้วบอกรหัสเลขห้องให้คนเข้ามาใช้งานได้เลย และการเลือกตอบ สามารถเลือกได้ทั้งแบบคำตอบเดียวและหลายคำตอบ ลักษณะของการให้คะแนนนอกจากจะให้คะแนนผู้ที่ตอบถูกแล้ว เจ้า Kahoot ยังมีการช่วยเพิ่มความน่าสนใจในการแข่งขันคือการเพิ่มคะแนนพิเศษให้กับคนที่ตอบถูกติดกันหลายข้อด้วย ซึ่งสามารถสร้างความน่าตื่นเต้นให้กับคนที่เล่นได้เป็นอย่างดี

3.Mentimeter

สำหรับเครื่องมือ Mentimeter จะโดนเด่นในการเก็บข้อมูลและทำการ Visualize ออกมาให้เห็นภาพได้อย่างชัดเจน อีกทั้งมี Features การแสดงข้อมูลที่หลากหลายให้เลือก โดยขอยกตัวอย่างการใช้ Word Clouds ดังรูปด้านล่าง

การใช้งานของ Live Word Clouds นั้นทางผู้จัดงานสามารถสร้างเป็นในส่วนของคำถามแล้ว เปิดให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมกรอกความคิดเห็นหรือคำตอบใส่ลงไป จากนั้นเจ้า Mentimeter จะทำการจัดคำที่มีคนพูดถึงเยอะที่สุดให้กลายเป็นคำใหญ่ขึ้นหรือทำการ Visualize ให้เป็นคำที่โดดเด่นและคนเห็นได้ง่ายขึ้น ซึ่งเป็นการทำให้เห็นภาพได้มากยิ่งขึ้น นอกจากการนำมาใช้ทำกิจกรรมแล้ว ยังสามารถนำไปใช้ในสายงานที่ชอบ Survey แล้วขี้เกียจมานั่งออกแบบไอเดียในการนำเสนอ ลองให้เจ้าตัวนี้ช่วยออกแบบดูได้

4.Quizlet

หลาย ๆ คนอาจจะมองว่า Quizlet เหมือนเครื่องมือไว้สอนหนังสือ แต่จริง ๆ แล้วมันสามารถนำมาปรับเป็นเกมสำหรับการตั้งคำถามถึงเรื่องต่าง ๆ แล้วแยก Breakout Room ให้คนได้คุยกันมากขึ้นถึงสิ่งต่าง ๆ โดยอาจจะมีเป็นรูปภาพแล้วให้แต่ละคนช่วยกันบรรยายออกมาเป็นเนื้อเรื่องเดียวกัน หรือเล่าเรื่องต่อกันเริ่มต้นจากประโยคใด ๆ ซึ่งผู้จัดกิจกรรมก็สามารถตั้งค่าได้

สรุป

เครื่องมือในการจัดกิจกรรมออนไลน์ Online Meeting มีมากกว่าที่กล่าวมา แต่ 4 อย่างที่ได้กล่าวไว้ เหมาะสำหรับการนำมาประยุกต์ใช้กับการทำ Icebraker หรือการรวบรวมความคิดเห็น ไอเดีย ต่าง ๆ เพราะเนื่องจากการประชุมแต่ละครั้งจำนวนคนอาจจะเยอะจนไม่มีเวลาให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นของตัวเอง ดังนั้นการที่มีพื้นที่ให้พวกเขาได้บอกไว้ ทำให้เราสามารถเก็บความคิดเห็นของคนในที่ประชุมได้ครบมากยิ่งขึ้น

หากต้องการอ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ตัวเสริมช่วยทำ Visualization ข้อมูล สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความนี้