Best Practice 6 ขั้นตอน เสริมแกร่งหน่วยงานรัฐด้วย Digital Transformation

ตอนนี้บริบททางเศรษฐกิจและสังคมของบ้านเรานั้นกำลังเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ยุคดิจิทัล ทำให้ทางฝั่งรัฐบาลเองก็มีความพยายามที่จะขับเคลื่อนประเทศด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลทันสมัย (Digital Transformation) เพื่อยกระดับขีดความสามารถในการดำเนินงาน โดยที่มีการร่างแผนยุทธศาสตร์การพัฒนาดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมภายใต้กรอบระยะเวลา 20 ปี เพื่อเป็นแนวทางให้หน่วยงานภาครัฐเร่งปฏิรูปและวางรากฐานดิจิทัลภายในองค์กรอย่างเป็นรูปธรรมให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนผ่านในครั้งนี้

วันนี้แบมเลยจะมาสรุป 6 ขั้นตอนจาก บลูบิค (Bluebik) บริษัทผู้ให้บริการที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์และการจัดการด้วยนวัตกรรมและเทคโนโลยีที่จะแนะแนวทางและช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับหน่วยงานภาครัฐเพื่อขับเคลื่อนองค์กรด้วยการข้อมูลเตรียมก้าวสู่ยุคดิจิทัลกันค่ะ 

Government e-Service ยังตอบสนองประชาชนได้ไม่เต็มที่

อย่างที่เรารู้กันดีว่ารัฐบาลพยายามผลักดันและให้ความสำคัญกับการให้บริการภาครัฐผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Government e-Service เพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการของประชาชนอย่างทันท่วงที โดยเฉพาะในสถานการณ์โควิด-19 ที่เกิดความไม่สะดวกในการเดินทางมารับบริการ รวมถึงเพื่อลดต้นทุนการดำเนินงาน เพิ่มความคล่องตัวในการบริหารงานมากขึ้น 

ล่าสุดภาครัฐจึงมีแนวคิดที่จะเชื่อมโยงการให้บริการของหน่วยงานต่างๆ ไว้ในช่องทางเดียว (Integrated Services) แบบเบ็ดเสร็จผ่านการจัดทำเว็บไซต์พอร์ทัล (Citizen Portal) เพื่อลดความสับสนในการรับบริการของประชาชนเหมือนหลายๆ ประเทศที่ประสบความสำเร็จจากแนวคิดนี้ เช่น ประเทศสิงคโปร์ มีการพัฒนาแพลตฟอร์มกลางชื่อ My Info สำหรับเก็บข้อมูลส่วนตัวของประชากรทุกคนไว้เป็นฐานข้อมูลกลางของประเทศ โดยจะรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเป็นอย่างดี ช่วยลดระยะเวลาการกรอกเอกสารหรือข้อมูลต่างๆ เมื่อต้องการทำธุรกรรมหรือใช้บริการภาครัฐออนไลน์

ถึงแม้ว่าแนวคิดของรัฐบาลจะน่าสนใจก็จริง แต่ตอนนี้มีหน่วยงานภาครัฐแค่ 40% เท่านั้นที่ประสบความสำเร็จในการทำ e-Service โดย 3 อันดับแรก ได้แก่ สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) กรมสรรพากร และ   การไฟฟ้าส่วนภูมิภาค เนื่องจากขั้นตอนการเปลี่ยนผ่านมาสู่ระบบดิจิทัลเต็มรูปแบบนั้นมีความซับซ้อน สวนทางกับแนวทางการดำเนินงานของหน่วยงานภาครัฐที่ยังนิยมจัดเก็บข้อมูลภาคประชาชนในรูปแบบกระดาษ ทำให้การให้บริการภาครัฐผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Government e-Service ยังตอบสนองประชาชนได้ไม่เต็มที่นั่นเอง

6 ขั้นตอน วางแผนงานด้านดิจิทัลพร้อมปรับยุทธศาสตร์องค์กร

นอกจากแนวทางการดำเนินงานของหน่วยงานรัฐที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล อีกหนึ่งสาเหตุสำคัญที่ทำให้การทำ Digital Transformation ของหน่วยงานภาครัฐหลายแห่งไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ คือ ความไม่เป็นอันหนึ่งอันเดียวกันของแผนยุทธศาสตร์องค์กรและแผนงานด้านดิจิทัลที่ถูกกำหนดขึ้นโดยฝ่ายไอที ส่งผลให้การยอมรับและนำเทคโนโลยีดิจิทัลไปปรับใช้ของแต่ละส่วนงานมีความแตกต่างกัน 

ดังนั้นหน่วยงานต่างๆ จึงจำเป็นต้องวางแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสม (Best Practice) ผ่าน 6 ขั้นตอน ดังนี้

1.บูรณาการยุทธศาสตร์องค์กรกับยุทธศาสตร์ด้านดิจิทัล (Strategic Planning) 

บูรณาการยุทธศาสตร์องค์กรกับยุทธศาสตร์ด้านดิจิทัลด้วยการนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีพื้นฐานขององค์กรในปัจจุบันมาใช้ประกอบการตัดสินใจตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนการดำเนินงาน เพื่อช่วยลดความเสี่ยงจากการลงทุนด้านดิจิทัลแบบลองผิดลองถูก อาทิ การนำแบบจำลองธุรกิจ (Business Model Canvas) มาปรับใช้ควบคู่กับโมเดลด้านนวัตกรรม (Innovation Model) เพื่อทำให้ผู้บริหารเข้าใจวัตถุประสงค์การดำเนินงานมากขึ้น ช่วยกำหนดกรอบวิธีคิดอย่างเป็นระบบ และมองเห็นโอกาสใหม่ๆ ในการดำเนินงาน

2) ปรับปรุงกระบวนการดำเนินงาน (Business Process Reengineering) 

ปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นหรือผลกระทบจากภายนอก เพื่อให้องค์กรเข้าใจถึงกระบวนการได้มาซึ่งข้อมูลทั้งหมดและสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างเหมาะสม นับเป็นพื้นฐานในการจัดทำ Data Analytics และวางแผนบริหารจัดการ Big Data ขององค์กรในอนาคต

3) ปรับเปลี่ยนแนวคิดและพัฒนาบุคลากร (Change Attitude & Human Resources Development) 

การบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กรให้เข้าใจและสามารถปรับตัวกับการทำ Digital Transformation ได้อย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นเรื่องจำเป็นเร่งด่วน โดยผู้บริหารต้องใช้ศิลปะและประสบการณ์ในการบริหารจัดการให้สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรและการเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัล อาจพิจารณาใช้รูปแบบการพัฒนาบุคลากรเป็นรายบุคคลผ่านการปรับปรุงและเสริมทักษะ (Re-skill & Up-skill) หรือนำหลักการ Agile มาปรับใช้กับการบริหารงาน

4) ปรับปรุงกฎระเบียบและข้อบังคับที่เป็นอุปสรรค (Rule & Regulation Reform) 

โดยการปรับปรุงนี้สามารถทำควบคู่กับการพิจารณาข้อจำกัดของกฎระเบียบภายนอกองค์กร ซึ่งต้องอาศัยความมุ่งมั่นในการตั้งเป้าหมายเพื่อขับเคลื่อนกระบวนการดำเนินงานให้บรรลุผลตามที่องค์กรต้องการ

5) ออกแบบระบบให้ชัดเจนและพัฒนาระบบ (System Design & Development) 

ออกแบบระบบให้ชัดเจนและพัฒนาระบบด้วยการสร้างต้นแบบ (Prototype) เพื่อให้มองเห็นรูปแบบความสัมพันธ์ ความเชื่อมโยงของข้อมูล และการทำงานของระบบได้อย่างชัดเจนว่าตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่ จากนั้นให้ผู้ใช้งานที่ไม่มีความรู้ด้านการพัฒนาระบบเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการเสนอรูปแบบประสบการณ์ใช้งานที่คุ้นเคย เพื่อนำมาปรับใช้กับกระบวนการพัฒนาระบบดิจิทัล

6) บูรณาการข้อมูลเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจในการบริหาร (Data Integration and Business Intelligence) 

หลังจากข้อมูลภายในองค์กรอยู่ในรูปแบบดิจิทัลพร้อมใช้งานแล้ว ต้องหันมาให้ความสำคัญกับข้อมูลภายนอกองค์กรด้วยการแลกเปลี่ยนเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการนำข้อมูลมาใช้ อาทิ การจัดทำศูนย์กลางการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงานภาครัฐ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลของแต่ละหน่วยงานมาประกอบการพิจารณาวางแผนการบริหารและเสนอโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ จนอาจนำมาซึ่งการจัดทำมาตรฐานต่างๆ เพื่อสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์กรต่อไป 

Data Smart Government จะสำคัญมากในอนาคต

ในอนาคตเมื่อฐานข้อมูลภาคประชาชนมีจำนวนมากขึ้นจากผลสำเร็จในการทำ Digital Transformation     การปรับตัวสู่การเป็นรัฐบาลอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนการดำเนินงานด้วยข้อมูล (Data Smart Government) จะยิ่งทวีความสำคัญ 

เนื่องจากประชาชนคาดหวังในบริการหรือสวัสดิการภาครัฐที่มีความเฉพาะเจาะจงมากกว่าเดิม และสามารถดำเนินการทุกขั้นตอนได้ผ่านระบบอัตโนมัติ ถือเป็นแรงผลักดันให้ทุกหน่วยงานต้องนำข้อมูลมาพิจารณาประกอบการวางแผนงานด้านดิจิทัลอย่างเหมาะสม ด้วยการยึดประชาชนเป็นศูนย์กลาง เพื่อแก้ไขปัญหาความเหลื่อมล้ำในการรับบริการภาครัฐอย่างตรงจุด 

ส่วนในระดับหน่วยงานที่อาจไม่มีทรัพยากรบุคคลหรือองค์ความรู้พร้อมสำหรับการวางแผนงานด้านดิจิทัล อาจเลือกปรึกษาผู้เชี่ยวชาญอย่างบลูบิคซึ่งมีประสบการณ์ในการทำงานกับหลากหลายอุตสาหกรรม ทำให้สามารถมองภาพรวมได้ดีและเป็นตัวช่วยที่เหมาะสมสำหรับการเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล 

แบมบอกเลยนะคะว่า 6 ข้อแนะนำที่แบมสรุปมาให้ดูกันนี้ไม่ได้ใช้ได้แค่รัฐบาลเท่านั้นนะคะ แต่ยังเป็นขั้นนอนที่เป็นประโยชน์และสามารถนำไปปรับใช้กับการจัดการ Data ในองค์กรของตัวเองได้ด้วยเช่นกันค่ะ

Read more: อ่านบทความเกี่ยวกับการตลาดในแง่มุมอื่นๆ จากการตลาดวันละตอนได้ ที่นี่

ในบทความหน้าแบมจะมีอะไรมาอัปเดตอีกบ้าง สามารถติดตามได้ผ่านเพจการตลาดวันละตอน รวมถึง Twitter และ Blockdit ของการตลาดวันละตอนนะคะ