เมื่อ SME ระบบเถ้าแก่ ต้องปรับตัวในสมรภูมิ Data
แนวทางการใช้ Data สำหรับธุรกิจ SME
เพราะปัจจุบัน Data เข้ามามีบทบาทและความสำคัญในชีวิตประจำวันของธุรกิจเราเป็นอย่างมาก ใครที่มี Data ลูกค้าอยู่ในมือและสามารถนำมาวิเคราะห์ แล้วนำมาปรับใช้กับธุรกิจ ก็สามารถทำให้เข้าใจและเข้าถึงผู้บริโภคได้ถูกจุด ทำให้ลูกค้ารู้สึกเหมือนกับว่าเรารู้ใจเขาไปเสียทุกอย่าง
หลายคนยังเข้าใจว่า Data สำคัญเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ หรือธุรกิจรูปแบบบริษัทเท่านั้น แท้จริงแล้ว Data สามารถนำมาปรับใช้กับธุรกิจได้หลากหลายรูปแบบ แม้กระทั่งธุรกิจ SMEs ระบบเถ้าแก่ ก็สามารถนำ Data มาประยุกต์ใช้ได้เช่นกันค่ะ
วันนี้เป็นหัวข้อพิเศษที่มิ้นท์ใช้เวลาในการศึกษาและทดลองจากประสบการณ์ที่มีโอกาสได้สัมผัสกับธุรกิจ SMEs ระบบเถ้าแก่จริงๆ โดยเจ้าของเป็นคนมีอายุ 55 ปี ขึ้นไป บ้างก็ยังอยากทำธุรกิจต่อ บ้างก็อยากปลดเกษียณและรอลูกๆมาสืบต่อกิจการ มิ้นท์ได้พบอะไรหลายๆอย่างที่น่าสนใจ จึงนำสิ่งที่ได้เรียนรู้จากการทำงานร่วมกับผู้ประกอบการมาเขียน เผื่อว่าจะเป็นแนวทางให้กับธุรกิจที่ยังเป็นระบบเถ้าแก่ สามารถนำไปปรับใช้ได้ค่ะ
Boss System VS Data System
มิ้นท์เชื่อว่าพาดหัวข้อมาอย่างนี้ หลายคนน่าจะเข้าใจความแตกต่างของทั้งสองระบบได้เห็นภาพ มิ้นท์จึงขอมาอธิบายขยายความเพิ่มเติม เพื่อให้เห็นชัดเจนมากขึ้นว่า ระบบเถ้าแก่ กับระบบที่ใช้ Data มีความแตกต่างและข้อดี ข้อเสียอย่างไรค่ะ
Boss System
หรือในความหมายของมิ้นท์ในที่นี้คือ ระบบเถ้าแก่ ค่ะ ระบบบเถ้าแก่มีจุดเด่นตรงที่เป็นระบบที่มีเจ้าของร้านเป็นศูนย์กลางของทุกอย่าง ขั้นตอนไม่เยิ่นเย้อมากความ
ข้อดี
ปัญหาการทำงานทุกอย่างจบไว เพราะตัดสินใจได้เด็ดขาด จากเจ้าของร้าน หรือเถ้าแก่ สามารถร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าแบบเข้าถึงได้ง่ายและเป็นกันเอง เพราะเถ้าแก่อยู่หน้าร้านเอง ส่วนใหญ่ที่พบคือเป็นรูปแบบธุรกิจที่เปิดมานานและมีลูกค้าประจำ
ข้อเสีย
จากที่ทำงานร่วมกับ SMEs ระบบเถ้าแก่ คือ กลับมาเรื่องเดิมคือเรื่องการตัดสินใจ แม้ว่าจะมีข้อดีตามที่ได้กล่าวไปด้านบน แต่ข้อเสียที่ตามมา คือ ข้อมูลทุกอย่างอยู่ที่เถ้าแก่เพียงคนเดียว โดยเฉพาะเรื่องข้อมูลสินค้า ราคาสินค้า รวมไปถึงข้อมูลลูกค้าด้วย เพราะส่วนใหญ่เถ้าแก่จะใช้อาวุธพิเศษที่เรียกว่า ความจำ ทำให้ทุกอย่างมักจะอยู่เพียงในหัวเถ้าแก่
Data System
ข้อดี
แน่นอนว่าระบบนี้ย่อมทำให้เกิดการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ใครๆก็สามารถเข้าใจและทำงานต่อได้ เพราะมีข้อมูลเดิมอยู่แล้ว การตัดสินใจการแก้ปัญหาแม้จำไม่รวดเร็วเท่าระบบเถ้าแก่ แต่มีความแม่นยำกว่าเพราะอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลจริง
ข้อเสีย
บางครั้งการมีข้อมูลในปริมาณมาก อาจทำให้การตัดสินใจช้าจนเกินไป เพราะดูเพียงแต่ข้อมูล หรือให้ระบบทำงานเพียงอย่างเดียว ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว ธุรกิจ SMEs ยังมีบางอย่างที่เราต้องใช้เวลาและใช้คนร่วมด้วย ไม่สามารถทิ้งให้ระบบทำงานได้เพียงอย่างเดียว
เปรียบเทียบทั้งสองระบบ
จากประสบการณ์ที่ได้มีโอกาสทำงานร่วมกับ SMEs มิ้นท์กลับมองว่าทั้งสองระบบมีทั้งข้อดีและข้อเสีย จะดีกว่าไหมถ้าเรานำสองระบบมารวมกันเป็นหนึ่งเดียว เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ตรงจุด เช่น
การนำแนวทางการตัดสินใจแก้ปัญหาอย่างเด็ดขาดอย่างรวดเร็วและการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าแบบระบบเถ้าแก่หรือ Boss System มาใช้
หรือไม่ว่าจะเป็นการนำข้อมูลต่างมาประกอบในการตัดสินใจลงทุน หรือตลาดทำการกับลูกค้าแบบ Data System
9 Checklists ที่ต้องรู้ก่อนปรับตัวเพื่อออกรบ
- ศึกษาและทำความเข้าใจ ความแตกต่างระหว่าง Boss System VS Data System
- สื่อสารภายในถึงความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น เพื่อให้ทุกคนเตรียมพร้อมที่จะปรับตัว
- เก็บข้อมูลเก่าๆเท่าที่มี หรือหาได้ มาเป็นพื้นฐานแรกในการปรับระบบ
- วางแผนธุรกิจใหม่ สำหรับการปรับตัวทั้งสองระบบเข้าด้วยกัน
- หาวิธีเก็บข้อมูลที่เหมาะสมกับธุรกิจและการนำไปใช้
- หาแนวทางในการวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อนำไปใช้ในการสอบกลับ ว่าวิธีการเก็บข้อมูลของเราเหมาะสมแล้วหรือไม่
- เตรียมพร้อมรับมือกับข้อมูลใหม่ๆที่จะถาโถมเข้ามา
- ให้เวลาในการปรับตัวอย่างเพียงพอ ไม่รีบร้อนจนเกินไป เพราะสุดท้ายจะจะเละเทะทั้งสองระบบ
- เรียนรู้และประเมินผลการทำงานเพื่อนำมาใช้ปรับปรุงระบบต่อๆไป
แนวทางการปรับตัวของ SMEs ระบบเถ้าแก่ในสมรภูมิ Data
หลังจากที่ได้อ่าน Checklists ที่ต้องรู้ก่อนปรับตัวกันมาแล้ว มาเรียนรู้วิธีปรับตัวเข้าสู่ Data System กันค่ะ
การปรับเข้าสู่ Data System
ก่อนอื่นเลยคุณต้องทำความเข้าใจและเห็นความสำคัญของข้อมูลก่อนค่ะ ไม่ใช่ว่าเห็นเขาบอกกันมาว่าต้องเก็บข้อมูล ก็เก็บบ้าง แต่ยังไม่รู้เลยว่าจะเอาข้อมูลนั้นไปใช้ทำอะไร เก็บๆไว้ก่อน
ถ้ายังไม่เข้าใจอยู่แบบนี้ ต่อให้เก็บข้อมูลไป หรือมีข้อมูลมากมายแค่ไหน ข้อมูลเหล่านั้นก็ไม่มีคุณค่า เพราะไม่เคยถูกนำมาใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับธุรกิจ
การนำ Data ที่มีมาจัดเก็บให้เป็นระบบ และนำไปประยุกต์ใช้ได้จริง
การจัดเก็บข้อมูลสำหรับ Boss System เข้าสู่ Data System สิ่งที่แรกที่ควรเข้าใจก่อน คือ ข้อมูลที่คุณจะเก็บนั้นกระจัดการกระจาย ต้องตั้งสติและให้เวลาในการเก็บข้อมูล อย่างไรก็ดีควรมี timeline ที่ชัดเจน ไม่อย่างนั้นก็จะเก็บข้อมูลไม่เสร็จสักที สรุปต้องอยู่กับระบบเถ้าแก่เหมือนเดิม
- หาวิธีล้วง Data จากแหล่งต่างๆ ในธุรกิจของคุณ จงจำไว้ว่าในเมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บไว้น้อยมาก หรือถูกจัดเก็บอย่างไม่เป็นระบบมาเป็นระยะเวลายาวนาน คุณต้องหาวิธีในการนำข้อมูลเหล่านั้นมาจากผู้ที่เกี่ยวข้องให้ได้ และแน่นอนว่าที่ยากที่สุดคือจากรุ่นพ่อแม่ เพราะท่านยังต้องขายของ ดูแลลูกน้องอยู่ทุกวัน
- เลือกพื้นที่ในการเก็บข้อมูล หากไม่มีงบประมาณสำหรับ Software แนะนำว่าสามารถเก็บในโปรแกรมง่ายอย่าง Excel ไปก่อนได้ค่ะ โดยสามารถศึกษา Function การใช้งานแล้วมามาประยุต์ใช้ในการเก็บข้อมูลให้เหมาะสม
- ประยุกต์ใช้ข้อมูลอย่างไรให้ได้ผล เมื่อได้ทุกอย่างตามที่ต้องการ และจัดระบบอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะนำข้อมูลเหล่านั้นมาประยุกต์ใช้งาน แนะนำว่า ควร ศึกษาเรื่องการนำมาใช้กับการตลาดและการขายเพื่อหาลูกค้าในช่องทางใหม่ๆ ที่ธุรกิจของเรายังไม่เคยทำ (จากประสบการณ์ส่วนใหญ่คือมีแนวทางเยอะมาก เพราะขายแต่หน้าร้านอย่างเดียวมาตลอด) โดยควรศึกษาจากฐานข้อมูลเดิม เพื่อนำมาปรับแผนธุรกิจ
- เรียนรู้เพิ่มเติม แนะนำว่าเรียนรู้ Business Model Canvas แล้วนำมาปรับใช้กับธุรกิจขนาดเล็กนั้นได้ค่ะ เพราะมิ้นท์ก็ได้มีโอกาสให้ SMEs ที่รู้จักได้ทำแล้วเช่นกัน ทุกคนรู้สึกว่าเป็นประโยชน์และเห็นภาพรวมธุรกิจได้ชัดเจนขึ้นค่ะ
กรณีศึกษา : เรื่องเล่าจากร้านอะไหล่มอเตอร์ไซค์
มิ้นท์มีโอกาสได้เรียนรู้และทำงานร่วมกับ SMEs ที่เป็นร้านขายส่งอะไหล่มอเตอร์ไซค์ขนาดใหญ่แห่งหนึ่ง ซึ่งยังเป็นระบบเถ้าแก่อยู่ จนกระทั่งรุ่นลูกจะมาสืบทอดกิจการ กลับพบว่า ที่ร้านไม่มีข้อมูลเชิงลึกในทุกๆด้าน เพราะทุกอย่างอยู่ในอาวุธพิเศษที่เรียกว่า ความจำ ของรุ่นก่อนเพียงเท่านั้น ในขณะที่รุ่นพ่อแม่พบว่า การที่รุ่นลูกจะนำสิ่งใหม่ๆเข้ามาในการบริหารงานต้องใช้เงินลงทุนหลายอย่างมาก ในฐานะที่มีประสบการณ์มากกว่าก็จะมองความคุ้มค่ากับสิ่งที่ต้องลงทุน
ทั้งสองฝั่งไม่รู้จะไปต่อทางไหน เพราะรุ่นเก่าอยากเห็นความคุ้มค่ากับการลงทุน ในขณะที่รุ่นใหม่อยากให้มีระบบ สุดท้ายมิ้นท์มีโอกาสได้เข้าไปพบ และคลุกคลีกับทั้งสองรุ่น ทำให้เห็นว่าจริงๆการอยู่ตรงกลางของทั้งสองระบบนั้นดีที่สุด คือทั้งสองฝ่ายควรปรับตัวเข้าหากัน
โดยทั้งสองเริ่มจากการเปิดใจ ที่จะเรียนรู้ทั้ง 2 ระบบไปด้วยกัน รวมถึงศึกษาเรื่องการวางแผนธุรกิจ และเขียน Business Model Canvas ใหม่ด้วยตัวเองทุกคน แล้วนำสิ่งเหล่านั้นมาปรับจูนเข้าหากัน เพื่อเป็นภาพเดียวในการทำธุรกิจสำหรับทั้งสองรุ่นต่อไปในอนาคต
สรุปแนวทางการใช้ Data แบบ SME
ต้องยอมรับว่ารุ่นพ่อแม่มีประสบการณ์มากกว่า แต่อาจจะยังไม่เข้าใจหรือเห็นความสำคัญของ Data วลียอดฮิตที่มิ้นท์เจอบ่อยๆก็คือ ก็ทำแบบนี้มาตลอดไม่เห็นมีปัญหาเลย ในขนาดที่รุ่นลูกประสบการณ์น้อย แต่มีแนวทางใหม่ๆในการทำธุรกิจที่น่าสนใจ
ที่จริงแล้วเราสามารถผสานทั้งสองระบบเข้าด้วยกันได้ เพียงแต่ให้เวลาในการปรับตัว สิ่งที่จะช่วยให้ทั้งทุกฝ่ายเห็นความสำคัญของทั้งสองระบบได้ คือ ต้องเปิดใจที่จะเรียนรู้ซึ่งกันและกัน จนมีความรู้ความเข้าใจทั้งสองระบบอย่างเพียงพอ ซึ่งหากธุรกิจ SMEs ที่เป็นระบบเถ้าแก่ของคุณสามารถปรับตัวได้ คุณก็สามารถสู้รบในธุรกิจแห่งสมรภูมิ Data ได้อย่างเต็มภาคภูมิเช่นเดียวกันค่ะ
อยากรู้แนวทางการทำการตลาดในยุค Digital สำหรับ SME ต่อ > https://www.everydaymarketing.co/tag/sme/
ติดตามเพจการตลาดวันละตอน > https://www.facebook.com/EverydayMarketing.co/